Privacy statement proctorVIEW

In de Nederlandse Grondwet (artikel 10) is privacy omschreven als het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Privacy van informatie is de afwezigheid van informatie over onszelf bij anderen en bovendien het verbod aan anderen om zonder onze toestemming die informatie te verwerven.

De begrippen privacy by design en privacy by default worden vaak in één adem genoemd, maar hebben verschillende betekenissen. Beide begrippen worden expliciet genoemd in de Avg. De letterlijke vertaling van privacy by design is: gegevensbescherming door ontwerp. Het idee is om al in een vroeg stadium zowel technisch als organisatorisch een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens af te dwingen. Het houdt in dat er al bij de ontwikkeling van producten en diensten aandacht moet zijn voor privacy.

Een belangrijk onderdeel van privacy by design is data-minimalisatie. In het ontwerp moet gewaarborgd worden dat er niet méér persoonsgegevens verwerkt worden dan strikt noodzakelijk voor het doel van de verwerking.

Privacy by default kan gezien worden als een onderdeel van privacy by design. Privacy by default vereist dat de standaardinstellingen altijd zo privacy-vriendelijk mogelijk zijn. ProctorVIEW vertaalt dit als volgt. Het doel van de verwerking is het identificeren van de student door de surveillant. Bij de ontwikkeling van de applicatie is ervoor gekozen betreffende velden puur als variabele aan te bieden. Als een opleiding de student wil identificeren m.b.v. naam en studentnummer, dan is dat wat doorgegeven wordt aan de surveillant. ProctorVIEW biedt ter ondersteuning van de identificatie ook een foto aan. De inhoud van de foto wordt door de opleiding en niet door proctorVIEW bepaald. ProctorVIEW toont via een beveiligde verbinding aan de surveillant dat wat de student in de variabelen heeft ingevuld die op basis daarvan moet besluiten of deze student geaccepteerd wordt, of niet. ProctorVIEW doet niets met deze gegevens behalve ze doorgeven. 

Verwerking van gegevens

De dienst van proctorVIEW wordt in samenwerking met het bedrijf Surfly BV aangeboden.  ProctorVIEW en Surfly zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de gegevensverwerking, maar alleen proctorVIEW is de verwerker van de gegevens.

De verbindingen voor de video, audio en andere signalen tussen gebruikers worden versleuteld, via de software van Vonage. De verbinding tussen de APIs van Vonage en Surfly zijn beveiligd met de volgende proctorcollen: HTTPS, SMPP-over-SSL, SIPS, SMPP, SIP, RTP. Video beelden of audio worden niet opgeslagen. 

Deelnemers aan een proctorVIEW sessie  maken zich bekend aan de surveillant middels de door de opleiding vastgestelde identificatiegegevens van de student. Het is de verantwoordelijkheid van de examencommissie van de opleiding en de surveillanten om te beoordelen of deze gegevens voldoende zekerheid verschaffen.

ProctorVIEW verwerkt slechts die persoonsgegevens die naar het oordeel van de examencommissie van de instelling noodzakelijk zijn voor de identificatie van studenten. ProctorVIEW slaat geen inhoud van de co-browser verbinding en de sessies op.

Persoonsgegevens, nodig ter identificatie van de student worden door proctorVIEW niet langer dan tijdens de sessie opgeslagen. Andere, technische persoonsgegevens, zoals IP-adressen worden opgeslagen en verwijderd volgens het algemene beleid van proctorVIEW. Wanneer alles normaal verloopt worden deze gegevens na 2 dagen verwijderd.

Statistische informatie over proctorVIEW (duur, aantallen studenten, gebruikte digitale toets applicatie aantal toetsen per dag/week/maand/jaar, enz.) kan geaggregeerd worden door proctorVIEW en kan door proctorVIEW gebruikt worden voor documentatie en presentaties. Zonodig kunnen proctorVIEW gegevens ook gebruikt worden voor technische doeleinden, zoals onderhoud en optimalisatie, maar worden verwijderd na maximaal 2 dagen.

Technische veranderingen in de proctorVIEW applicatie, of eventuele nieuwe diensten, kunnen leiden tot een aanpassing van deze privacy policy. ProctorVIEW behoudt zich het recht voor om dergelijke wijzigingen door te voeren en zullen de nieuwe privacy policy zo snel mogelijk via haar website bekend maken.

Voor eventuele vragen, opmerkingen, of klachten over deze verwerkingen door proctorVIEW kan contact opgenomen worden via https://proctorview.io/contact/. Voor klachten over de verwerking van gegevens door proctorVIEW kan ook contact opgenomen worden met de Autoriteit Persoonsgegevens.